Wie oft sitzen Sie in einem Meeting und fragen sich: Was soll hier am Ende rauskommen?

Egal wie oft, es ist immer zu oft! Jedes gute Meeting hat ein Ziel. Ohne Ziel bleiben alle Meetings hinter ihrem Potential zurück. Es ist verantwortungsvoll, wenn Sie als Meetingteilnehmerin oder Leiterin eines Meetings immer nach dem Ziel fragen.

In diesem Beitrag spreche ich darüber wie wichtig Ziele für Meetings sind. Ich beginne mit der Sicht der Teilnehmenden und spreche dann über die Verantwortung von Menschen, die Meetings organisieren.

Meetingteilnehmer haben ein Recht nach dem Ziel des Meetings zu fragen.

Meetings sind häufig eine Nervensache – wir müssen uns konzentrieren, denken vielleicht an die Arbeit, die auf dem Schreibtisch liegen bleibt und fragen uns, wo führt das hin? Falls Sie an diesen Punkt ankommen, dann fragen Sie bewusst nach dem Ziel des Meetings.

Höflich, ruhig und handlungsrelevant,zum Beispiel folgender Weise:

1. Welches Ziel verfolgen Sie (an den Meetingleiter gerichtet)?

2. Ich frage mich, worin das Ziel dieses Meetings besteht? (Eher in die Runde gefragt)Was kann ich dazu beitragen?

3. Gehe ich richtig in der Annahme, dass wir in diesem Meeting die unterschiedlichen Standpunkte erkunden? (Damit äußern Sie eine Vermutung)

4. Mein Ziel für heute ist es, eine klare Übersicht über meine Aufgaben zu halten. Ist das auch das allgemeine Ziel für unsere Besprechung – Verteilung von Arbeitsaufgaben?

Es ist möglich diese Frage nach dem Ziel ganz offen zu stellen. Sie übernehmen jedoch mehr Verantwortung, wenn Sie Alternativfragen und konkretisierende Fragen stellen. Sie zeigen damit Verantwortung für das gesamte Meeting und für Ihre eigenen Aufgaben. Bedenken Sie dabei, es ist beziehungsfördernd und teamorientiert, wenn Sie dem Meetingleiter dabei den Vorrang lassen und ihm oder ihr nicht die Show stehlen. Unterstützung heißt hier das Zauberwort.

 

Als Leiter eines Meetings Ziele klar definieren.

Neben der Agenda, der Teilenehmerauswahl und alle den anderen Aufgaben, die eine Meetingleiter oder Moderator hat, gehört es das Ziel des jeweiligen Meetings zu definieren. Sobald das Ziel für Sie als Organisatorin feststeht, ist der nächste logische Schritt, dieses Ziel klar und deutlich zu kommunizieren.

 

Welche Ziele kann ein Meeting verfolgen?

Jedes Meeting kann unterschiedliche Ziele verfolgen. Führen Sie regelmäßige Meetings durch, ist es wichtig das Hauptziel des Meetings zu definieren. Um wöchentlich auf dem Laufenden zu bleiben, gehört auch Raum für Nebenziele dazu. Es ist völlig normal, dass es jede Woche verschiedene Nebenziele gibt. Das Ziel eines Meetings bestimmt viele anderen Faktoren – Länge, Teilnehmerkreis, Länge der Redebeiträge, Form des Zusammenkommens.

Hier eine Auswahl an Zielen für Meetings

1. Kennenlernen neuer Mitarbeiter/Kunden oder anderer Abteilungsleiter? Menschen eben, die neu dazugehören. Es ist sinnvoll, wenn sich die  Meetingteilnehmer sich selbst oder Ihren Aufgabenbereich zielführend vorstellen.

2. Optionen aufzeigen – eine Problematik aus unterschiedlichen Blickwinkeln betrachten. Hier hilft zum Beispiel die Fey-Tasse.

3. Abläufe festlegen – hier geht es um Kompetenzen, Zeitrahmen, Verzahnung von Aufgaben.

4. Status erfragen – gerade für wöchentliche Meetings typisch – wo steht, das Projekt, die Abteilung, der Prozess…

5. Aufgabenstellungen überprüfen und Fortschritte besprechen

6. Personaleinsatz abgleichen und neu Eckpunkte für die nächste Planung anführen

7. Finanzierung planen – viele Projekte müssen finanziert werden – Jahresbudgets oder andere Aufgaben finanziellauf gesunde Füße gestellt werden

8. Entscheidungen fällen – dazu benötigen Sie fundierte Informationen, diese liefern Besprechungsteilnehmer.

Ich bin mir bewusst, dass die Artenvielfalt immens groß ist, daher betrachten Sie diese Liste als einen Anfang und führen Sie sich gern in eigener Regie fort.

Haupt- und Nebenziele klären

Für alle Beteiligten stellte ein klar formuliertes Ziel eine Erleichterung da. Wie ein altes Sprichwort bereits sagt: „Es führen viele Wege nach Rom“. Sobald eine gemeinsame Marschroute ausgelegt ist, erschließen sich schnell Aufgaben, Verteilungen, Einsatzgebiete.

Es gibt sehr wenige Meeting, die sich als Monokultur darstellen: nur eines der obigen Ziele würde verfolgt werden. Im Arbeitsalltag erleben wir in der Regel Mischkulturen – und das ist gut so.

Erkennbar müssen jedoch das Haupt- und die Nebenziele werden. Auch das ist handlungsrelevant und fördert die Entscheidungsfindung.

Meetings – haben eine eigene Kultur

In vielen Firmen unterstütze ich Menschen dabei verantwortungsbewusst mit der eigenen Zeit, und der der Zeit der Mitarbeiter und Kunden umzugehen. Dazu gehört auch die strategische Planung von Zielen in Meetings. Wenn Ihnen die Kultur in Ihren Meetings nicht mehr gefällt oder Sie daran hindert Ihre Arbeit zu erledigen, dann sprechen Sie mich an. Gemeinsam beleben wir eine Meetingkultur, die Entscheidungen fördert, Menschen mit einander reden lässt, eine Streitkultur entwickelt, die uns einen Wettstreit mit Worten ausführen lässt und Hand in uns und unseren Besprechungspartnern auslöst.

Interesse weiterzudenken?

Seien Sie dabei, ich stelle meine neue Online Akademie für Rhetorik vor und in meinem ersten Onlinekurs dreht sich alles um Straffe Meetings und wie Sie diese in Goldesel verwandeln.