Also ich möchte, dass Sie immer pünktlich sind

Ich möchte [Anmerkung mit tiefen Atemzug und viel Mimik], dass Sie Ihre Unterlagen immer frühzeitig einreichen.

Damit das hier klappt, möchte ich, dass ……

Diese Liste kann ich um locker 14 weitere „ich möchte“ Sätze verlängern. In einem Meeting mit vielen Mitarbeitern begann gefühlt jeder Satz der Teamleiterin mit diesen Sätzen.

Jetzt hör ich schon, wie die Männer flüstern  – jaja die Frauen, was die mal wieder alles möchten!

 

Meine Herren, Ihnen sage ich – das ist bei Männern auch nicht viel besser.

 

Hören Sie auf zu möchten!

 

Eine einfache Arbeitsanweisung kann ja nun nicht so schwer sein. Und doch, viele tun sich schwer damit.

Eine Arbeitsanweisung wird gern interpretiert und selbst ausgelegt, wenn die Anweisung schwammig ist, ungenau oder einfach nur viele Optionen offen lässt.

Die „ich-möchte“ Variante ist nur eine, von vielen. Um schwammig zu sprechen, nutzen viele Menschen, auch in Führungspositionen „Weichmacher“. Nein, nicht die Weichmacher im Plastik, sondern Worte, die unsere Sprache weichspülen.

 

Wenn Sie etwas möchten, sagt das Ihrem Mitarbeiter aber noch lange nicht, was er zu tun hat! Sprechen Sie Klartext!

 

Was braucht eine Arbeitsanweisung, damit Sie vom Mitarbeiter verstanden wird?

Eine gute Arbeitsanweisung mache ich an 3 Dingen fest.

1. Sie ist verständlich

   Klingt banal, ist es aber nicht. Oftmals gibt es Vorschriften, Festlegungen, Gesetze etc. nach denen wir handeln müssen. Auch wenn wir intern oft mit Abkürzungen und Verkürzungen arbeiten – damit eine Arbeitsanweisung wirklich so ausgeführt wird, wie wir uns das vorstellen, muss sie verständlich sein.

   Sprechen Sei daher wie ein Mensch und nicht wie eine Gesetzesvorlage!

   Benutzen Sie eine Fachsprache, die von Ihren Mitarbeitern aufgegriffen werden kann und vermeiden Sie dabei Ungenauigkeiten.

2. Sie lässt keine Hintertüren offen

   Immer wieder muss ich schmunzeln bei folgenden Wörtern: zeitnah, irgend wer im Team muss sich dem mal annehmen, das müssten wir auch noch erledigen, ja das ist wichtig, ich möchte.

   Diese Formulierungen finden sich auch alle bei den Weichmachern wieder. Jedes einzelne Wort hier, öffnet eine Hintertür für die Mitarbeiter nicht so aktiv zu werden wie Sie es sich wünsche.
   Was heißt zum Beispiel „erledigen“? Vielleicht, unter Umständen eines dieser Dinge? „bearbeiten, berechnen, ausformulieren, abgleichen, identifizieren, auflisten, zusammenstellen“
   Erledigen ist viel zu ungenau. Sagen Sie Ihren Mitarbeitern, besser noch genau einer Person, nämlich der Person, die die Arbeit machen soll, was genau erledigt werden soll! Auch bei Routinearbeiten hilft es genau auszusprechen, was gemacht werden soll.
   Wenn Sie jetzt denken, na das wissen meine Mitarbeiter doch schon, warum soll ich das noch mal so explizit sagen? Dann erinnern Sie sich bitte an die letzten Ausführungen Ihrer Arbeitsanweisungen oder Arbeitsaufträge. Waren die immer zu Ihrer Zufriedenheit?

3. Sie drückt Verbindlichkeit aus

   „Ja machen se mal“ oder „ja das sehen wir dann“  oder „das wird schon noch“

   Diese Formulierungen geben keinen genauen Rahmen für Ihre Mitarbeiter ab. Oft spielt Zeit eine wichtige Rolle, um Aufgaben zu unserer Zufriedenheit zu lösen. Eine „Deadline“ – ein Abgabetermin unterstützt Ihre Mitarbeiter darin selbständig arbeiten, sich ihren Tag einzuteilen und doch auf Ihre Ansprüche eingehen zu können. Verbindlichkeit in Bezug auf Zeit, Abgabetermine, Aufwand und Ergebnis unterstützen Ihre Mitarbeiter dabei Ihren Anweisungen besser nachzukommen.

 

Mehr als nur Verständlichkeit

Damit Ihre Arbeitsanweisung auch wirklich gehört und verstanden wird, gehören noch weitere Aspekte dazu.

• der richtige Zeitpunkt
• die richtige Zielgruppe
• angemessene Körperhaltung
• passende Setting – sind Ihre Mitarbeiter aufnahmefähig?
• zielgerichtet und handlungsrelevant
• haben die Mitarbeiter Widerstände gegen die Aufgabenstellung?
• Müssen Ihre Mitarbeiter erst überzeugt werden?

 

Fazit: In einer Arbeitsanweisung geht es nicht darum was sie möchten!

Eine Arbeitsanweisung besagt, was Sie erwarten, fordern, verlangen, spekulieren, erhoffen, anfordern, einfordern, begehren, beanspruchen, abverlangen. Unsere deutsche Sprache bietet hier eine Vielzahl von Alternativen zu „möchten“ und „wünschen“.

Probieren Sie es aus! Wie lautet Ihr Lieblingswort, wenn Sie eine Zuarbeit von Ihren Mitarbeitern anfordern?

 
Mehr als nur diese 3 Aspekte einer handlungsrelevanten Arbeitsanweisung gibt es Anfang 2017.
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Was so was brauchen Sie nicht?

Na dann haben Sie tolle Mitarbeiter, die entweder genau zu interpretieren wissen, was sie von sich geben. Falls sie den Interpretationsspielraum verringern wollen und schneller, ohne große Verluste und mit einer guten Stimmung im Team Aufgaben erledigt haben wollen, dann holen Sie sich Unterstützung.

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Die zweite Variante: Sie sind selbst schon richtig spitze! Wenn dem so ist, dann teilen Sie doch mit uns – was machen Sie im Detail, dass Ihre Mitarbeiter Ihnen aufs Wort folgen?!

Ich bin gespannt. Auch auf Ihre Kommentare